「リンクを知っている全員」の意味

クラウドの共有フォルダで「リンクを知っている全員」にすると、そのURLを知った人は、社外の誰でも開けます。URLは転送や貼り付けで簡単に広がり、ログインしなくても見られる設定のこともあります。共有は「特定の人だけ」が基本です。

誤送信は、よくある事故

• 宛先の自動入力で、似た名前の人を選んでしまう
• 添付するファイルを取り違える
• 本文の宛名と、宛先が合っていない

送る前に、宛先・添付・本文の宛名の3つを確かめます。送信を数十秒遅らせる設定があるメールソフトなら、使います。

一斉送信はBCC

宛先（To）とCCに入れたアドレスは、受け取った全員に見えます。顧客や応募者など、お互いを知らない人たちに一斉に送るときはBCCに入れます。BCCとCCの入れ間違いで、全員のアドレスが漏れる事故がよく起きます。多くの宛先に送るなら、一斉送信の仕組みを使います。

パスワード付きZIPを、同じメールの経路で送る問題

ファイルをパスワード付きのZIPにして送り、続けてパスワードを別のメールで送るやり方には、弱点があります。

• 同じメールの経路なら、盗み見られるときは両方とも見られる
• 誤送信したら、パスワードのメールも同じ相手に届く
• 暗号化されたファイルは、途中でウイルスの検査ができないことがある

相手を限った共有リンクや、相手が用意した受け取りの窓口を使います。

履歴書・職務経歴書の送り方

• 企業の応募フォームや、求人サイトの応募の機能から出す
• メールで送るなら、宛先のアドレスを求人票や公式サイトで確かめる
• 共有リンクなら、相手だけが見られる設定にし、選考が終わったら共有を止める
• マイナンバーや口座など、選考に要らない情報は書かない

• クラウドの共有範囲の意味
• 誤送信を防ぐ3つの確認
• To・CC・BCCの違い
• パスワード付きZIPを同じ経路で送る問題
• 履歴書・職務経歴書の送り方